La externalización de TI es el concepto de contratación de proveedores de servicios externos para gestionar determinadas funciones de TI. Las empresas externalizan la gestión de infraestructuras, los servicios de aplicaciones, los servicios públicos, la externalización en la nube, el software como servicio y mucho más. Algunas organizaciones externalizan el almacenamiento de datos, ya que es más barato que un proveedor externo se encargue de sus datos críticos en lugar de mantener sus propias instalaciones y dispositivos de almacenamiento de datos. En general, la externalización de TI ayuda a las empresas a acelerar el tiempo de comercialización, aprovechar los activos externos, la propiedad intelectual y la experiencia, y reducir costos.
¿Qué son los servicios informáticos externalizados?
Los servicios informáticos externalizados son servicios que las empresas obtienen de proveedores externos a un coste determinado. Existen varios tipos de servicios de TI que los proveedores de servicios de TI externalizados, también conocidos como proveedores de servicios gestionados (MSP), ofrecen tanto a pequeñas como a grandes empresas.
¿Cuáles son los tipos de externalización informática?
Cuando se piensa en la "externalización" en sentido general, suele corresponder a una de las tres categorías siguientes:
Deslocalización
La deslocalización es un tipo de externalización en la que se contrata a un proveedor de servicios fuera del país. Se trata sobre todo de un método de recorte presupuestario por el que las empresas deslocalizan sus procesos a proveedores de servicios de países como la India, Filipinas o China, donde los gastos son bajos y hay muchos talentos.
Nearshoring
Como su nombre indica, el nearshoring se refiere normalmente al concepto de externalizar sus servicios de TI a un país cercano, normalmente un país vecino o uno que esté en el mismo continente. Este tipo de externalización facilita los viajes y la oportunidad de tener frecuentes interacciones en persona a un coste relativamente bajo. Es más fácil ejercer un mayor control sobre las operaciones con visitas frecuentes.
Deslocalización
Onshoring es cuando subcontrata a un proveedor de servicios que reside en otra ciudad de su país. Este enfoque de la externalización elimina los problemas derivados de las políticas fiscales extranjeras y las diferencias culturales.
¿Qué funciones informáticas pueden externalizarse?
Según la encuesta anual MSP » de Kaseya de 2021, los cinco principales servicios de TI que prestan los MSP son, por este orden: antivirus/antimalware, gestión de terminales, copias de seguridad de servidores, parches y actualizaciones del sistema operativo, y seguridad del correo electrónico. Dicho esto, prácticamente cualquier función de TI puede externalizarse a un proveedor de servicios. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas suelen externalizar servicios como:
- Gestión de endpoints
- Servicio de asistencia técnica
- Documentación informática
- Gestión del cumplimiento
- Vigilancia de amenazas 24×7
- Supervisión del rendimiento de la red
- Seguridad
- Copia de seguridad de datos y recuperación ante desastres
¿Cuáles son los pros y los contras de la externalización informática?
Como ocurre con cualquier modelo/función empresarial, la externalización de las funciones informáticas presenta ciertas ventajas e inconvenientes. Analicemos algunas de ellas.
Ventajas de la externalización informática
He aquí una lista de algunas de las principales ventajas de subcontratar TI a un proveedor externo:
- Ahorro sustancial o reducción de los costos laborales - Las pequeñas empresas se enfrentan al problema de las limitaciones presupuestarias a la hora de contratar profesionales de TI cualificados. La externalización de servicios de TI elimina la necesidad de contratar profesionales de TI internos y le permite ahorrar dinero.
- Amplia experiencia y conocimientos especializados: una de las principales ventajas de externalizar los servicios de TI es el acceso a personal cualificado. Los equipos de TI externalizados cuentan con conocimientos especializados sobre los mercados y sobre tecnologías emergentes de las que quizá ni siquiera hayas oído hablar. Por ello, están mejor preparados para hacer frente a diferentes situaciones y satisfacer las necesidades específicas de distintos tipos de entornos de trabajo.
- Céntrese en sus competencias principales: las pequeñas y medianas empresas no suelen disponer de recursos suficientes para atender a sus clientes y gestionar su infraestructura informática interna al mismo tiempo. Al externalizar sus servicios informáticos a un MSP de confianza, podrá liberar tiempo que, de otro modo, dedicaría a tareas informáticas rutinarias y centrarse en mejorar sus competencias principales. Alrededor del 57 % de las organizaciones considera que la externalización les permite centrarse por completo en sus actividades empresariales principales.
- Facilidad de presupuestación/control de costos: la externalización de TI sirve como partida en lugar de costos variables que no siempre se pueden contabilizar.
- Fiabilidad técnica - Al externalizar sus TI, puede estar seguro de que dispone de los conocimientos técnicos necesarios para hacer frente a todo tipo de situaciones. No tiene que gastar tiempo y dinero en formar a los técnicos internos para que sean más solventes desde el punto de vista técnico.
- Servicio cualificado y certificado: puede estar seguro de que su proveedor de servicios está cualificado para llevar a cabo las acciones necesarias para garantizar el máximo rendimiento de su infraestructura de TI.
- Escalabilidad: en caso de que decidas ampliar tu nivel de servicio, te resultará más fácil hacerlo gracias a los conocimientos y la experiencia de un proveedor de servicios externo. No tendrás que invertir tus recursos en formar a tu personal técnico para lograr la escalabilidad.
- Mayor eficiencia y productividad : con la experiencia y los conocimientos necesarios, los profesionales de TI subcontratados pueden realizar las tareas de TI con mayor rapidez y eficiencia.
- Implementación rápida: la externalización de TI facilita una implementación más rápida y ágil de nuevos sistemas, tecnologías y programas.
- Menor riesgo de seguridad: gracias a que su proveedor de servicios de TI externalizados supervisa su entorno informático las 24 horas del día, los 7 días de la semana, podrá reducir considerablemente la probabilidad de sufrir ciberataques y tiempos de inactividad.
- Cumplimiento de la normativa: dado que conocen bien las últimas normas reglamentarias, los proveedores de servicios informáticos externalizados le ayudan a mantener el cumplimiento de la normativa y eliminan la posibilidad de sanciones cuantiosas por incumplimiento.
Inconvenientes de la externalización informática
Algunos de los principales inconvenientes de la externalización informática son:
- Barreras de comunicación — Uno de los principales inconvenientes de no contar con un equipo informático interno y de externalizar estos servicios es que no siempre es posible comunicarse de inmediato con los técnicos cuando es necesario. Por ejemplo, si se trata de un problema de seguridad, cualquier fallo en la comunicación dificultará gravemente la capacidad de minimizar el tiempo de inactividad y volver a la normalidad.
- Confianza y familiaridad: la externalización implica compartir la información de su empresa con un proveedor de servicios externo, lo que podría suponer un posible problema de seguridad. Permitir que personas ajenas a la empresa trabajen en sus redes y sistemas también puede plantear un problema de confianza.
- Alineación de objetivos - Encargar a un proveedor externo la gestión de su infraestructura informática puede dar lugar a una desalineación de objetivos. Mientras que usted se centra en el bienestar de su empresa, su proveedor de servicios de TI subcontratado podría no compartir la misma urgencia o pasión, lo que podría dar lugar a enfrentamientos.
- Costos Ocultos: otro inconveniente de la externalización de los servicios informáticos pueden ser los costos ocultos de los servicios y funcionalidades adicionales que se añaden al costo base.
- Requisitos de infraestructura - Si decide externalizar sus TI, no hay garantía de que el proveedor pueda trabajar con los sistemas que usted tiene instalados. Es posible que tenga que instalar o utilizar software adicional.
¿Cuándo debería una Company sus servicios de TI?
Estas son algunas situaciones clave en las que la externalización de TI puede ser la mejor opción:
- Si las competencias de tu personal de TI están desactualizadas o no contribuyen al crecimiento de la empresa, tal vez sea el momento de plantearse externalizar los servicios de TI a un MSP competente.
- Si la gestión y el mantenimiento de tus operaciones de TI se convierten en un problema, es hora de empezar a buscar fuera de tu empresa la comodidad y la eficiencia que ofrece la externalización.
- Si el tiempo de comercialización es su principal preocupación y no dispone de presupuesto para contratar internamente a profesionales de TI que posean las habilidades y la experiencia necesarias para llevar a cabo proyectos críticos, la externalización de TI puede ser su mejor opción.
- Si quiere conseguir la máxima eficacia informática sin invertir en aumentar la plantilla, la externalización informática le ayudará a racionalizar la gestión informática por una fracción del coste.
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