Dicas de orçamento para proprietários de pequenas empresas

Gerenciar uma empresa sem um orçamento é como percorrer um labirinto sem um mapa. Você cometerá erros com frequência, o que significa que pode demorar mais do que o esperado para atingir seus objetivos. Na pior das hipóteses, você acabará esgotando seus recursos (dinheiro) sem obter nenhum progresso real.

Portanto, se quiser que sua empresa seja bem-sucedida e cresça, você deve não apenas elaborar um orçamento prático, mas também executá-lo de forma inteligente. Aqui estão algumas das melhores dicas e lições de orçamento que você pode usar para obter o máximo de suas finanças este ano.

O que é um orçamento empresarial e por que é importante tê-lo?

Um orçamento empresarial é uma declaração das finanças de sua empresa. O relatório informa quanto dinheiro você tem, quanto dinheiro cada vertical ou departamento recebe e quanto dinheiro você deseja ganhar. Os orçamentos também consideram despesas e custos e fornecem as informações financeiras necessárias para determinar a direção de sua empresa.

Fazer um orçamento anual é algo que você provavelmente conhece bem como proprietário de uma empresa. No entanto, às vezes, os orçamentos não levam ao tipo de liberdade financeira, eficiência operacional e crescimento dos negócios que você espera alcançar. No entanto, com algumas mudanças inteligentes e eficazes em seu orçamento, você pode obter mais retorno sobre seu investimento e, finalmente, atingir essas metas ambiciosas.

Você deve criar um orçamento para a sua empresa, mesmo que seja um empreendedor individual. Ao fazer isso, você identificará as incógnitas e estará preparado para as contingências que, de outra forma, desequilibrariam seu orçamento. Se você está apenas começando como proprietário de uma pequena empresa, pode usar este blog como uma diretriz para alocar seu dinheiro e definir suas metas financeiras.

Mas, antes disso, aqui estão algumas dicas que o ajudarão imediatamente a liberar valor em seu orçamento comercial e torná-lo mais eficaz.

4 dicas simples para criar um orçamento melhor

De acordo com um estudo do U.S. Bank, 82% das empresas que faliram o fizeram devido a dificuldades de fluxo de caixa. Muitas vezes, o orçamento inadequado é o culpado por isso. Para evitar essa armadilha específica, aqui estão quatro dicas para aumentar o orçamento e ajudá-lo a controlar melhor o seu dinheiro.

• Defina expectativas claras desde o início

Os orçamentos permitem que as empresas acompanhem seus gastos ao longo do ano fiscal. No entanto, os orçamentos muitas vezes fracassam porque as expectativas e ambições dos empresários não se baseiam em análises e números. Eles simplesmente alocam recursos com base em ilusões. Um orçamento bem-sucedido deve basear-se em expectativas realistas e levar em conta os riscos e desafios.

Por mais importante que seja focar no crescimento, um bom orçamento também ajuda a identificar pontos críticos que drenam recursos, corrigi-los e redirecionar recursos para setores mais lucrativos e que impulsionam o crescimento.

Definir metas orçamentárias pequenas e realistas e atingi-las é muito mais eficaz do que definir metas ambiciosas que podem sair do controle e fazer com que você sinta que está perdendo o controle sobre o seu negócio.

• Criar um modelo de oferta e demanda para cada unidade de negócios

No que diz respeito ao orçamento, quanto mais detalhado você for, melhor. Essa etapa pode ser considerada uma fase de pré-orçamento que permite examinar em profundidade as diversas facetas de cada segmento de negócios antes de alocar recursos a ele. Geralmente, as empresas destinam mais recursos a segmentos nos quais se espera um crescimento da demanda. Embora essa abordagem aborde o lado da oferta da equação, ela não aborda o lado da demanda. Você deve estar preparado para responder a perguntas como: por que se espera que a demanda aumente e, se for esse o caso, como sua empresa irá capturar parte dessa demanda. À medida que você equilibra os lados da oferta e da demanda da equação, suas previsões se tornarão mais precisas.

• Analisar a contribuição de cada unidade de negócios para o portfólio

A elaboração do orçamento e a avaliação dos negócios estão intimamente ligadas, e se ambas não forem coordenadas, isso pode facilmente levar a um fracasso maciço tanto no orçamento quanto nos negócios. É fundamental que a equipe de orçamento identifique e analise os fatores de crescimento de cada unidade de negócios e estabeleça métodos para acompanhar seu progresso. Isso ajudará a alocar recursos de forma adequada com base no desempenho de cada unidade de negócios e na contribuição para a receita geral da empresa.

• Alocar recursos verticalmente

Normalmente, as empresas alocam recursos de forma horizontal entre os diversos setores, o que resulta em uma distribuição equitativa dos recursos financeiros entre eles. Nessa estrutura, os setores de alto crescimento ficam sem recursos, enquanto as empresas de crescimento lento acumulam dinheiro sem gerar um retorno sobre o investimento (ROI) suficiente.

Nos métodos verticais, as diversas unidades de negócios são organizadas em camadas, e os recursos adequados são alocados primeiro para o segmento vertical mais forte. Cada segmento recebe então sua parcela de recursos com base no seu desempenho. Às vezes, as unidades de negócios que se encontram na base da pirâmide podem não receber um centavo sequer, o que é positivo. A eliminação de um segmento vertical não lucrativo libera fluxo de caixa para a empresa.

Além disso, as empresas podem definir metas de desempenho para cada vertical com base na alocação de recursos. Isso as ajudará a otimizar suas operações e a obter imenso crescimento, lucratividade e sucesso.

Como criar um orçamento para sua pequena empresa em 7 etapas

As pequenas empresas enfrentam desafios financeiros em 66% dos casos, sendo que 43% citam as despesas operacionais como seu maior problema. As pequenas empresas são as menos propensas a ter um orçamento. Isso se deve ao fato de elas considerarem restritivo criar um orçamento. No entanto, as pequenas empresas devem criar um orçamento, pois isso lhes permite gerar um crescimento consistente e impulsionar os negócios.

Enquanto as grandes corporações precisam demonstrar uma sólida gestão financeira para administrar seus grandes cofres, as pequenas empresas precisam usar a criatividade para obter o máximo valor de seu dinheiro, já que o financiamento não é fácil. Como uma pequena empresa, considere estes sete pontos ao criar seu orçamento.

1. Examine sua receita: A primeira etapa é determinar quanto dinheiro você tem ou quanto dinheiro você ganha mensal e anualmente. Em outras palavras, some toda a receita de todas as verticais para determinar o valor bruto das vendas. Esse valor aparecerá na parte superior de suas demonstrações financeiras.
2. Calcule seu custo fixo: Em seguida, você precisa calcular seus custos fixos. Esses são custos que permanecem os mesmos mês a mês, como folha de pagamento, aluguel e hospedagem de website.
3. Calcule suas despesas variáveis: As despesas variáveis variam de mês para mês. Elas podem incluir suas contas de serviços públicos, despesas de remessa e viagem e comissões. Cada um desses custos tem um impacto em seu lucro. Ao reduzir os custos variáveis, você pode aumentar seu resultado final e crescer.
4. Reserve recursos para despesas pontuais: uma despesa pontual é uma despesa não operacional deduzida da receita da empresa em relação a um evento único ou isolado, cuja repetição é improvável. Pode ser um custo associado à aquisição de um espaço de escritório, à mudança de endereço ou até mesmo à reserva de recursos para pagar um consultor de segurança caso ocorra um incidente cibernético.
5. Renegocie seus acordos com os fornecedores: Se você tiver um contrato anual com seus fornecedores, poderá renegociar acordos com eles a cada ano para obter preços melhores. Pequenas reduções de preço com vários fornecedores podem ter um impacto significativo em seus lucros e contribuir para o crescimento de sua empresa.
6. Previsão de receita e lucro: A elaboração do orçamento também envolve a previsão de sua receita. Você pode usar a previsão para determinar a direção que sua empresa deve tomar. Se você analisar possíveis resultados futuros para estimar a previsão, estará automaticamente mais bem equipado para lidar com riscos e armadilhas do que as empresas que simplesmente aceitam tudo como acontece.
7. Junte tudo: Finalmente, é hora de somar todos os números e subtrair as despesas da receita. Isso lhe mostrará seus lucros e você poderá tomar decisões financeiras bem informadas. Um saldo negativo significa que você deve reduzir suas despesas ou encontrar maneiras de aumentar as vendas. Se sua empresa for lucrativa, você poderá assumir riscos calculados que o ajudarão a crescer.

Como melhorar o orçamento de sua empresa

Geralmente, o número de vendas. No entanto, as empresas estão procurando aumentar seus gastos com TI este ano devido às mudanças provocadas pela pandemia da COVID-19 e pelo crime cibernético desenfreado. De acordo com a Pesquisa de CIOs e Executivos de Tecnologia de 2022 do Gartner, os CIOs esperam que os orçamentos de TI cresçam 3,6% este ano - a taxa mais rápida em mais de uma década.

Aqui estão algumas dicas de orçamento que as empresas podem seguir para obter um melhor retorno sobre seu investimento.

Use dados em tempo real: Vivemos em um mundo em rápida evolução, onde as tendências e as circunstâncias mudam instantaneamente. Para se manter atualizado, você precisa incorporar os dados mais recentes ao seu orçamento. É bem possível que você possa cortar algumas despesas pela raiz e até mesmo fazer projeções financeiras mais precisas quando tiver acesso aos relatórios mais recentes de despesas e reembolsos.

Crie orçamentos macro e microeconômicos: Os orçamentos macro fornecem uma visão mais ampla de um setor, país e economia como um todo. Como alternativa, os microorçamentos podem ser orçamentos mensais ou semanais que proporcionam um melhor controle de suas despesas, que, de outra forma, poderiam sair do controle se não fossem abordadas por muito tempo.

Mantenha a flexibilidade: Ter dados em tempo real e microorçamentos lhe dá a flexibilidade para reagir rapidamente às mudanças no clima dos negócios. As pequenas empresas precisam desse importante recurso, especialmente porque as mudanças nos ambientes de negócios ocorrem em um ritmo acelerado nos dias de hoje.

Alinhar o orçamento à estratégia: Depois de conseguir atingir o ponto de equilíbrio ou começar a operar com uma margem de lucro saudável, você precisa alinhar seu orçamento com sua estratégia. Seja para construir um novo escritório, expandir para novos mercados, contratar novos especialistas em TI ou fazer uma aquisição, você só conseguirá atingir sua meta quando o orçamento e a estratégia trabalharem juntos.

Um orçamento bem documentado é um orçamento bem executado: documente todas as discussões sobre o orçamento e certifique-se de que elas estejam disponíveis para todos os departamentos, de modo a garantir a transparência no trabalho e para que os responsáveis pelas áreas saibam exatamente o que se espera deles e de quais recursos dispõem.

Tenha orçamentos alternativos: os orçamentos elaborados para se adaptar a quaisquer mudanças significativas que você preveja que possam afetar a empresa são chamados de orçamentos alternativos. Pode tratar-se de um acontecimento positivo, como a obtenção de uma rodada de financiamento, ou de um resultado negativo, como a ausência de receita durante um período de baixa atividade.

Avalie seu fluxo de caixa: Com um fluxo de caixa saudável, você nunca terá problemas incômodos de liquidez que podem prejudicar as empresas, mesmo com receitas crescentes.

Escolha os métodos de orçamento adequados: não existe um método de orçamento único que sirva para todas as empresas, assim como não existe um modelo de negócios único que sirva para todos. Você deve escolher um método de orçamento com base no tamanho da sua empresa, no produto e nos objetivos ou metas. Você pode escolher:

• Orçamento baseado em atividades - que consiste em criar um orçamento com base em uma meta final.
• Orçamento baseado em valor - que atribui orçamentos aos departamentos com base no valor que eles geram.
• Orçamento baseado em zero - em que o orçamento de cada departamento deve ser justificado antes que o financiamento seja fornecido.

As opções são muitas.

Um orçamento de TI bem definido pode ser um roteiro para sua estratégia de TI. Os orçamentos de TI são criados não apenas para garantir fundos dos executivos de nível C, mas também para ajudá-lo a identificar e executar iniciativas cruciais de TI para sua organização. Para ajudá-lo a criar um orçamento anual de TI com mais facilidade, elaboramos uma lista de verificação que não apenas atende especificamente às suas necessidades de TI, mas que, na implementação, também o ajuda a maximizar os benefícios dos seus investimentos em TI. Clique aqui para fazer o download da lista de verificação.