Astuces de gestion budgétaire pour les propriétaires de petites entreprises

Gérer une entreprise sans budget, c'est comme s'aventurer dans un labyrinthe sans carte. Vous commettrez souvent des erreurs, ce qui signifie qu'il vous faudra peut-être plus de temps que prévu pour atteindre vos objectifs. Dans le pire des cas, vous finirez par épuiser vos ressources (financières) sans avoir réalisé de réels progrès.

Ainsi, si vous souhaitez que votre entreprise prospère et se développe, vous devez non seulement établir un budget réaliste, mais aussi le mettre en œuvre de manière judicieuse. Voici quelques-uns des meilleurs conseils et astuces en matière de budgétisation qui vous permettront de tirer le meilleur parti de vos finances cette année.

Qu'est-ce qu'un budget d'entreprise et pourquoi est-il important d'en avoir un ?

Un budget d'entreprise est un état des finances de votre entreprise. Ce document vous indique de combien d'argent vous disposez, quels sont les montants alloués à chaque secteur d'activité ou service, et quels sont vos objectifs de recettes. Les budgets prennent également en compte les dépenses et les coûts, et vous fournissent les informations financières nécessaires pour définir l'orientation de votre entreprise.

En tant que chef d'entreprise, vous savez sans doute déjà tout ce qu'il y a à savoir sur l'élaboration d'un budget annuel. Pourtant, il arrive parfois que les budgets ne permettent pas d'atteindre la liberté financière, l'efficacité opérationnelle et la croissance que vous espériez. Cependant, en apportant quelques modifications judicieuses et efficaces à votre budget, vous pouvez optimiser vos ressources et enfin atteindre ces objectifs ambitieux.

Vous devriez établir un budget pour votre entreprise, même si vous travaillez en solo. Cela vous permettra d'identifier les imprévus et de vous préparer à faire face à des situations imprévues qui, sans cela, pourraient bouleverser votre budget. Si vous venez de vous lancer en tant que chef de petite entreprise, vous pouvez vous inspirer de ce blog pour répartir vos fonds et définir vos objectifs financiers.

Mais avant cela, voici quelques conseils qui vous aideront à tirer immédiatement le meilleur parti de votre budget d'entreprise et à le rendre plus efficace.

4 conseils simples pour mieux gérer votre budget

Selon une étude de l'U.S. Bank, pas moins de 82 % des entreprises qui ont fait faillite l'ont fait en raison de problèmes de trésorerie. Une mauvaise gestion budgétaire en est souvent la cause. Pour éviter cet écueil, voici quatre conseils pour optimiser votre budget et vous aider à mieux gérer vos finances.

• Définissez clairement les attentes dès le départ

Les budgets permettent aux entreprises de suivre leurs dépenses tout au long de l'exercice financier. Cependant, les budgets échouent souvent parce que les attentes et les ambitions des chefs d'entreprise ne reposent pas sur des analyses et des chiffres. Ils se contentent d'allouer les ressources en se basant sur des vœux pieux. Pour être efficace, un budget doit reposer sur des attentes réalistes et tenir compte des risques et des défis.

S'il est certes essentiel de se concentrer sur la croissance, un bon budget permet également d'identifier les sources de gaspillage, d'y remédier et de réorienter les ressources vers des secteurs plus rentables et plus propices à la croissance.

Il est bien plus efficace de se fixer des objectifs budgétaires modestes et réalistes et de les atteindre que de se fixer des objectifs ambitieux qui risquent de dégénérer et de vous donner l'impression de perdre le contrôle de votre entreprise.

• Élaborer un modèle d'offre et de demande pour chaque unité opérationnelle

En matière de budgétisation, plus vous êtes précis, mieux c'est. Cette étape peut être considérée comme une phase préliminaire à la budgétisation qui vous permet d'examiner en profondeur les différentes facettes de chaque secteur d'activité avant de lui allouer des ressources. En général, les entreprises consacrent davantage de budget aux secteurs où la demande devrait croître. Si cette approche prend en compte le volet « offre » de l'équation, elle ne tient pas compte du volet « demande ». Vous devez être prêt à répondre à des questions telles que : pourquoi la demande devrait-elle augmenter ? Et si elle augmente, comment votre entreprise compte-t-elle capter une partie de cette demande ? En équilibrant à la fois l'offre et la demande, vos prévisions gagneront en précision.

• Analyser la contribution de chaque unité opérationnelle au portefeuille

La budgétisation et l'évaluation des activités sont étroitement liées, et si ces deux aspects ne sont pas coordonnés, cela peut facilement conduire à un échec cuisant tant sur le plan budgétaire que commercial. Il est essentiel que l'équipe chargée de la budgétisation identifie et analyse les facteurs de croissance de chaque unité opérationnelle et mette en place des méthodes pour suivre ses progrès. Cela permettra d'allouer les ressources de manière appropriée en fonction des performances de chaque unité opérationnelle et de sa contribution au chiffre d'affaires global de l'entreprise.

• Répartir les ressources verticalement

En général, les entreprises répartissent leurs ressources de manière horizontale entre les différents secteurs d'activité, ce qui se traduit par une répartition égale des fonds entre eux. Dans cette structure, les secteurs à forte croissance se retrouvent privés de ressources, tandis que les activités à croissance lente s'accumulent des liquidités sans générer un retour sur investissement suffisant.

Dans les modèles verticaux, les différentes divisions sont hiérarchisées les unes par rapport aux autres, et les ressources nécessaires sont d'abord allouées au secteur le plus performant. Chaque secteur reçoit ensuite sa part des fonds en fonction de ses résultats. Il arrive parfois que les divisions situées tout en bas de la hiérarchie ne reçoivent pas un centime, ce qui est une bonne chose. La suppression d'un secteur non rentable libère des liquidités pour l'entreprise.

De plus, les entreprises peuvent fixer des objectifs de performance pour chaque secteur d'activité en fonction de l'allocation des ressources. Cela leur permettra de rationaliser leurs opérations et d'atteindre une croissance, une rentabilité et un succès considérables.

Comment établir un budget pour votre petite entreprise en 7 étapes

Les petites entreprises sont confrontées à des difficultés financières dans 66 % des cas, 43 % d'entre elles citant les frais d'exploitation comme leur principal problème. Ce sont elles qui sont le moins susceptibles d'avoir établi un budget, car elles considèrent que cette démarche est contraignante. Pourtant, les petites entreprises doivent établir un budget, car cela leur permet d'assurer une croissance régulière et de faire progresser leur activité.

Alors que les grandes entreprises doivent faire preuve d'une gestion financière rigoureuse pour gérer leurs importantes ressources financières, les petites entreprises doivent faire preuve de créativité pour tirer le meilleur parti de leur budget, car les fonds ne sont pas faciles à obtenir. En tant que petite entreprise, tenez compte de ces sept points lors de l'élaboration de votre budget.

1. Faites le point sur vos revenus : la première étape consiste à déterminer de combien d'argent vous disposez ou combien vous gagnez chaque mois et chaque année. En d'autres termes, additionnez tous les revenus provenant de l'ensemble de vos secteurs d'activité pour obtenir le chiffre d'affaires brut. Ce chiffre figurera en haut de vos états financiers.
2. Calculez vos coûts fixes : vous devez ensuite calculer vos coûts fixes. Il s'agit des coûts qui restent inchangés d'un mois à l'autre, comme les salaires, le loyer et l'hébergement du site web.
3. Calculez vos frais variables : les frais variables varient d'un mois à l'autre. Ils peuvent inclure vos factures d'électricité, de gaz et d'eau, vos frais d'expédition et de déplacement, ainsi que vos commissions. Chacun de ces coûts a une incidence sur votre bénéfice. En réduisant vos frais variables, vous pouvez augmenter votre bénéfice net et développer votre activité.
4. Prévoyez des fonds pour les charges ponctuelles : une charge ponctuelle est une dépense hors exploitation déduite du résultat d'une entreprise, liée à un événement unique ou isolé qui a peu de chances de se reproduire. Il peut s'agir d'une dépense liée à l'achat de locaux, à un déménagement ou même à la mise de côté de fonds destinés à rémunérer un consultant en sécurité en cas de cyberincident.
5. Renégociez vos contrats avec vos fournisseurs : si vous avez un contrat annuel avec vos fournisseurs, vous pouvez renégocier vos conditions chaque année afin d'obtenir de meilleurs prix. De légères réductions de prix auprès de plusieurs fournisseurs peuvent avoir un impact significatif sur vos bénéfices et contribuer à la croissance de votre entreprise.
6. Prévisions de chiffre d'affaires et de bénéfices : L'établissement d'un budget implique également de prévoir votre chiffre d'affaires. Ces prévisions vous permettent de déterminer l'orientation que doit prendre votre entreprise. En analysant les scénarios futurs possibles pour établir ces prévisions, vous serez automatiquement mieux armé pour faire face aux risques et aux écueils que les entreprises qui se contentent de prendre les choses comme elles viennent.
7. Faites le bilan : enfin, il est temps d'additionner tous les chiffres et de soustraire les dépenses des recettes. Vous obtiendrez ainsi vos bénéfices et serez en mesure de prendre des décisions financières éclairées. Un solde négatif signifie que vous devez réduire vos dépenses ou trouver des moyens d'augmenter vos ventes. Si votre entreprise est rentable, vous pouvez prendre des risques calculés qui vous aideront à vous développer.

Comment améliorer le budget de votre entreprise

Souvent, les chiffres de vente. Cependant, les entreprises prévoient d'augmenter leurs dépenses informatiques cette année en raison des changements induits par la pandémie de COVID-19 et de la recrudescence de la cybercriminalité. Selon l'enquête 2022 de Gartner auprès des DSI et des responsables technologiques, les DSI s'attendent à ce que les budgets informatiques augmentent de 3,6 % cette année, soit le taux de croissance le plus élevé depuis plus de dix ans.

Voici quelques conseils en matière de gestion budgétaire que les entreprises peuvent suivre pour optimiser leur retour sur investissement.

Utilisez des données en temps réel : nous vivons dans un monde en constante évolution, où les tendances et les circonstances changent en un clin d'œil. Pour rester dans la course, vous devez intégrer les données les plus récentes à votre budget. En ayant accès aux derniers rapports de dépenses et de remboursement, vous avez toutes les chances de pouvoir réduire certaines dépenses dès leur apparition et même d'établir des prévisions financières plus précises.

Établissez à la fois des budgets macro et micro : les budgets macro offrent une vue d'ensemble d'un secteur, d'un pays et de l'économie dans son ensemble. Les budgets micro, quant à eux, peuvent être des budgets mensuels ou hebdomadaires qui vous permettent de mieux maîtriser vos dépenses, lesquelles pourraient sinon devenir incontrôlables si elles n'étaient pas prises en compte pendant trop longtemps.

Restez flexible : disposer de données en temps réel et de micro-budgets vous offre la flexibilité nécessaire pour réagir rapidement aux changements du contexte économique. Les petites entreprises ont besoin de cette capacité essentielle, d'autant plus que, de nos jours, l'environnement commercial évolue à un rythme effréné.

Aligner le budget sur la stratégie : une fois que vous parvenez à atteindre le seuil de rentabilité ou à dégager une marge bénéficiaire satisfaisante, vous devez aligner votre budget sur votre stratégie. Que vous ayez besoin de construire de nouveaux locaux, de vous implanter sur de nouveaux marchés, de recruter de nouveaux spécialistes informatiques ou de réaliser une acquisition, vous ne pourrez atteindre votre objectif que si votre budget et votre stratégie vont de pair.

Un budget bien documenté est un budget bien exécuté : consignez toutes les discussions budgétaires et veillez à ce qu'elles soient accessibles à tous les services, afin de garantir la transparence au sein de l'entreprise et de permettre aux responsables opérationnels de savoir exactement ce qu'on attend d'eux et de quelles ressources ils disposent.

Prévoir des budgets alternatifs : les budgets alternatifs sont des budgets conçus pour s'adapter à tout changement majeur susceptible d'avoir un impact sur l'entreprise. Il peut s'agir d'un événement positif, comme l'obtention d'un tour de table, ou d'une situation défavorable, comme l'absence de revenus pendant une période particulièrement morose.

Évaluez votre trésorerie : avec une trésorerie saine, vous ne serez jamais confronté à ces problèmes de liquidités qui peuvent paralyser une entreprise, même lorsque son chiffre d'affaires est en forte hausse.

Choisissez les méthodes de budgétisation adaptées : il n'existe pas de méthode de budgétisation universelle qui convienne à toutes les entreprises, tout comme il n'existe pas de modèle d'entreprise unique. Vous devez choisir une méthode de budgétisation en fonction de la taille de votre entreprise, de vos produits, de vos objectifs ou de vos ambitions. Vous pouvez opter pour :

• La budgétisation par activités — qui consiste à établir un budget en fonction d'un objectif final.
• Budgétisation axée sur la valeur — qui attribue les budgets aux services en fonction de la valeur qu'ils génèrent.
• Budgétisation à partir de zéro — selon laquelle le budget de chaque service doit être justifié avant que les fonds ne soient alloués.

Les possibilités sont nombreuses.

Un budget informatique bien défini peut servir de feuille de route pour votre stratégie informatique. Les budgets informatiques ne sont pas seulement destinés à obtenir des fonds auprès de vos dirigeants, mais aussi à vous aider à identifier et à mettre en œuvre les initiatives informatiques essentielles pour votre entreprise. Afin de vous aider à établir plus facilement votre budget informatique annuel, nous avons élaboré une liste de contrôle qui non seulement répond spécifiquement à vos besoins informatiques, mais qui, une fois mise en œuvre, vous aide également à tirer le meilleur parti de vos investissements informatiques. Cliquez ici pour télécharger la liste de contrôle.