L'informatique parallèle : pourquoi elle existe et comment y faire face

Qu'est-ce que l'informatique fantôme ?

Le « shadow IT » désigne l'utilisation de systèmes informatiques, de logiciels, d'appareils, de services et d'applications en dehors du cadre du service informatique ou sans l'accord explicite de celui-ci. Avec la généralisation croissante du cloud ces dernières années, le « shadow IT » a connu une croissance exponentielle, compte tenu de la facilité avec laquelle il est possible de télécharger et d'utiliser des applications et des services basés sur le cloud.

Les services informatiques ignorent généralement l'existence de ces applications utilisées par certains collaborateurs ou par des divisions entières de l'entreprise, d'où le terme « informatique fantôme ».

Quel est l'autre nom donné au « Shadow IT » ?

Par ailleurs, le « shadow IT » est aussi souvent appelé « rogue IT », « feral IT », « stealth IT », « fake IT », « embedded IT » ou « client IT ».

Pourquoi le « Shadow IT » existe-t-il ?

Une enquête menée par Stratecast et Frost & Sullivan révèle que 80 % des employés déclarent utiliser au travail des applications qui n'ont pas été approuvées par le service informatique.

Comme mentionné précédemment, l’essor du cloud a favorisé le développement de l’informatique parallèle dans les environnements informatiques actuels. Fonctionnant dans l’ombre, ces applications informatiques non autorisées comblent les lacunes laissées par les applications approuvées par l’entreprise afin de garantir que vos collaborateurs disposent des outils adaptés dont ils ont besoin pour accomplir leur travail aussi efficacement que possible.

Près de 80 % des salariés reconnaissent utiliser des applications SaaS au travail sans avoir obtenu l'autorisation du service informatique. En général, ces solutions « shadow IT » sont adoptées par un salarié ou une équipe dans le but d'améliorer l'efficacité de leur travail et de stimuler leur productivité. Par exemple, si un salarié découvre une solution de partage de fichiers plus performante et plus efficace que celle officiellement autorisée, il peut la télécharger et commencer à l'utiliser dans le cadre du « shadow IT ».

Quelles technologies relèvent du « Shadow IT » ?

L'informatique parallèle englobe tous les types d'activités liées à l'informatique ainsi que les achats auxquels le service informatique d'une entreprise ne participe pas. Elle se répartit généralement en quatre catégories :

• Matériel informatique – Ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, tablettes, smartphones et serveurs
• Logiciels – Solutions logicielles prêtes à l'emploi, commercialisées sous forme de progiciels
• Applications – Applications tierces telles que les outils de productivité, de collaboration, de messagerie, etc.
• Services – Services cloud tels que l'infrastructure en tant que service (IaaS), le logiciel en tant que service (SaaS) et la plateforme en tant que service (PaaS)

Quels sont les exemples de « shadow IT » ?

Maintenant que nous savons ce qu'est l'informatique fantôme, voyons comment elle se manifeste généralement :

• Comptes de messagerie personnels utilisés par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle
• Applications SaaS tierces, échappant au contrôle du service informatique, utilisées dans le cadre des activités de l'entreprise
• Appareils non autorisés qui ne relèvent pas des politiques « Bring Your Own Device » (BYOD) mises en place par le service informatique

Le « Shadow IT » est-il une bonne ou une mauvaise chose ?

Bien que, dans la plupart des cas, les employés recourent à l'informatique parallèle dans le but d'améliorer l'efficacité, l'efficience et la productivité de leur travail, celle-ci reste un défi majeur pour les entreprises. Cependant, même si l'informatique parallèle peut avoir une connotation négative, il convient de noter qu'elle présente également certains avantages potentiels. Examinons ensemble les avantages et les inconvénients de l'informatique parallèle.

Quels sont les avantages du « Shadow IT » ?

Pour vous aider à mieux comprendre le « shadow IT », nous avons dressé une liste des avantages qu'il offre aux entreprises.

• Réduction des coûts internes – La culture BYOD se traduit par une diminution des frais généraux et des coûts pour les services informatiques.
• Satisfaction des employés – Lorsque les employés ont le sentiment d'avoir le contrôle, ils sont souvent plus satisfaits que lorsqu'ils sont contraints d'utiliser des technologies qui ne leur sont pas familières.
• Productivité individuelle – Les employés sont souvent plus productifs lorsqu’ils utilisent des technologies qu’ils connaissent bien.
• Potentiel de découverte – Lorsque les employés utilisent toute une gamme d'outils, il y a plus de chances que de meilleurs outils et technologies voient le jour ou soient découverts.

Quels sont les risques liés au « shadow IT » ?

Les employés ne réalisent peut-être pas pleinement que les entreprises prennent les mesures appropriées et nécessaires pour garantir la sécurité tout au long du processus de sélection des appareils et d’approbation des applications. En l’absence d’une évaluation adéquate des nouvelles technologies, l’informatique parallèle peut s’avérer être un risque majeur pour la cybersécurité des entreprises. Parmi les inconvénients de l’informatique parallèle, on peut citer :

• Failles de sécurité et pertes de données – Plus une organisation utilise de technologies différentes, plus elle est exposée aux failles de sécurité ou aux incidents liés à la perte de données.
• Problèmes de conformité et de réglementation – La mise en œuvre d’un grand nombre d’applications et de solutions différentes entraîne des audits plus rigoureux et augmente le risque que la technologie ne réponde pas aux exigences requises.
• Manques d'efficacité dans la collaboration – Lorsque les collaborateurs utilisent des technologies et des applications différentes, la fluidité de la collaboration s'en trouve souvent compromise.
• Obstacles à l'innovation – Les chances d'innover grâce à une technologie donnée sont réduites si les organisations ne l'adoptent pas pleinement.
• Visibilité et contrôle réduits – Les technologies non autorisées sont plus difficiles à suivre et à surveiller.
• Perte de temps et d'investissement – Sans une adhésion suffisante, le temps consacré à la mise en œuvre d'une technologie est perdu et le retour sur investissement est limité.
• Gestion de la configuration – La création d'une base de données de gestion de la configuration (CMDB) et la définition des interactions entre les systèmes se compliquent.

Comment gérer l'informatique parallèle ?

Bien que l'informatique parallèle fasse partie intégrante de toute infrastructure informatique, les administrateurs informatiques peuvent prendre certaines mesures non seulement pour l'identifier et la gérer, mais aussi pour atténuer les risques potentiels qu'elle fait peser sur l'intégrité des données et des systèmes essentiels à l'activité. Voici quelques stratégies utiles pour gérer efficacement le problème de l'informatique parallèle :

• Surveillez votre environnement informatique – L’un des meilleurs moyens de lutter contre le problème de l’informatique parallèle consiste à surveiller en permanence tous les appareils connectés ou non au réseau, afin de vous aider à identifier précisément où se trouvent toutes les données de l’entreprise. La surveillance continue du réseau permet aux administrateurs informatiques de comparer les listes entre deux analyses et de détecter l’apparition de tout appareil nouveau ou inconnu sur le réseau.
• Tenir un inventaire – Outre la surveillance de vos réseaux, vous devez également veiller à tenir un inventaire de toutes les ressources connues et inconnues au sein de votre environnement informatique, et le mettre à jour régulièrement à l'aide d'une solution d'inventaire réseau.
• Mettre en œuvre des directives réglementaires – Afin de répondre aux besoins spécifiques des différentes unités opérationnelles, le service informatique peut établir et communiquer à ses collaborateurs une liste des applications et logiciels autorisés qu’ils peuvent utiliser en plus des logiciels standard fournis par l’entreprise.
• Limiter l'utilisation d'applications tierces – Par ailleurs, vous pouvez envisager de restreindre l'accès des utilisateurs à certaines applications que vous ne souhaitez pas voir utilisées par vos collaborateurs. Veillez à ce que vos collaborateurs connaissent parfaitement la politique de l'entreprise et sachent qu'ils ne sont pas autorisés à utiliser les applications interdites à des fins professionnelles.

Qu'est-ce que la détection de l'informatique fantôme ?

La détection de l'informatique fantôme consiste à utiliser des solutions adaptées pour analyser le trafic réseau afin d'identifier les applications non gérées et inconnues que les employés pourraient utiliser. Outre la détection de ces applications, la solution doit permettre d'évaluer les risques liés aux applications identifiées. Elle doit également aider à repérer les voies de fuite de données susceptibles de servir de point d'entrée aux pirates informatiques pour accéder à vos données stratégiques.

Qu'est-ce qu'une politique relative à l'informatique fantôme ?

Si l'informatique parallèle peut contribuer à favoriser l'autonomie, la maîtrise des technologies et la productivité des utilisateurs, elle peut également constituer un risque majeur pour la conformité de l'entreprise et la sécurité des données. C'est pourquoi les entreprises élaborent souvent une politique relative à l'informatique parallèle qui établit un ensemble de lignes directrices pour une utilisation appropriée de celle-ci. Une telle politique met également en avant les restrictions applicables à l'utilisation d'applications tierces non approuvées et définit les responsabilités des employés et du service informatique.

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Les entités opérationnelles qui utilisent des applications informatiques parallèles tierces non approuvées risquent, par inadvertance, de ne pas sauvegarder leurs données SaaS sur ces applications. L'intégration transparente de Kaseya VSA avec Spanning offre une fonctionnalité de sauvegarde SaaS de cloud à cloud qui vous permettra également de sauvegarder vos données sur ces applications informatiques parallèles.

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